Alberto Aldana Caballero, docente e investigador en la UCLM
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Lo admito, probablemente yo tampoco. O quizá sí, y tú también, pero he decidido rendirme a un titular de impacto no sólo para captar la atención, sino también como licencia performática, es decir, para dar un argumento de manera clara.
No me refiero a saber usar el correo electrónico como herramienta, ni a trucos para mejorar su productividad. Con toda seguridad hay personas (y asociados de InvestigaEx) más preparados para explorar esta parte técnica.
Sin embargo, mi corta pero intensa experiencia como personal docente e investigador me ha obligado a buscar la forma de hacer que el correo electrónico sea la herramienta que me ayude a trabajar y no un pozo sin fondo en el que acumular tareas pendientes y estrés derivado de su mal uso a partes iguales.
Y quiero hacer hincapié en el uso de estrés como palabra clave. Es axiomático el hecho de que el mundo académico está colmado de un ritmo alto de trabajo, que a menudo se presenta sin delimitadores claros, que hacen que el trabajo esté presente en casa, en fines de semana, vacaciones, en el móvil y en nuestras conversaciones de ocio. Todo esto está apoyado por la literatura y las referencias hablan de burnout académico.
Haciendo un estudio informal, de estos que preguntas a voz alzada en cafetería (datos no mostrados), el mail parece ser uno de los motivos que más angustia generan en el personal universitario, y, como yo lo he vivido en mis carnes y soy un, quizás ingenuo, pero firme, creyente de que una persona puede ser el inicio de cambio si es capaz de influir a una segunda, hice un mini hilo en Twitter con consejos para no contribuir a este escenario tóxico de uso del correo, que me ha valido la invitación (gracias por ello) de la junta directiva de InvestigaEx para escribir esta entrada en la que comentaré esos puntos.
Lo haré ejemplificando, porque, aunque me valga de la palabra como recurso, una “imagen” vale mas que mil de estas.
1. El de cuando se manda una convocatoria de reunión sin copia oculta.
Te llega un correo que incluye un par de archivos para revisar y una convocatoria de reunión, pero le llega a toda la facultad, y los destinatarios no están en copia oculta (CCO).
La opción de CCO (también BCC), no es únicamente para poner en copia de forma anónima a tu jefe/a cuando algún asunto probablemente le escale hacia arriba, sino también para dirigirte masivamente a varios destinatarios, especialmente cuando no requieres acción por su parte (correo informativo) o dichas acciones sólo sean de interés a ti, remitente, pero no al resto de destinatarios. Quizás no veas la ventaja, pero el segundo punto te hará entenderlo.
2. El de cuando todos los destinatarios responden ”OK, gracias”.
No respondáis nunca a los correos explicados en el punto anterior. Imagina ver 60 notificaciones de correo de compañeros contestando a esa convocatoria con ese simple agradecimiento. No, rotundo.
Para evitar este comportamiento, el remitente, si ha usado el CCO, evitará que los destinatarios respondan, probablemente porque se pierde ese componente de “agradecimiento público” y, si lo hacen, sólo le llega al remitente. Algo es algo. Si al remitente se le ha pasado usar CCO, sé considerado/a y si las ganas de agradecerle su trabajo te superan, al menos utiliza responder únicamente a este. No sucumbas a la tentación de responder a todos.
3. Por mí y por todos mis compañeros, por mí primero.
Piensa en ti cuando uses el correo. Egoístamente. Tus compañeros te lo agradecerán.
Me explico: Establece un horario de trabajo en el que puedas usar tu correo. Por si mi ejemplo inspira, yo no contesto ningún correo de trabajo más allá de las 8 de la tarde (tampoco llamadas de trabajo). Esto invita a que tus compañeros/as también tengan sus horarios o que directamente aprendan que es mejor enviarte algo a primera hora.
4. Tu falta de planificación no es mi urgencia.
Este está íntimamente relacionado con el anterior. Respeta tus fines de semana y festivos y el de tus compañeros/as. Si quieres adelantar trabajo (todos lo hacemos), programa envío del correo para las 8.00 del siguiente día laborable. Este punto siempre genera discusión con algunos compañeros, porque trasladan la culpa al receptor del correo.
«Si te agobia, no mires el correo en sábado». No, la persona puede trabajar en cómo le afecta que le lleguen correos en fin de semana, pero el causante es quien lo envía, así que: programa.
Ah, y lo mismo aplica para los correos a estudiantes o avisos en el campus virtual. Los estudiantes también tienen fines de semana y festivos, no merecen que te inmiscuyas en sus bandejas de entradas en ese preciado tiempo.
5. Reducir, reutilizar y reciclar.
Claro, hablo de ecologismo y sostenibilidad, la del planeta y la de los correos.
Reduce el número de mails por asunto. Imagina que te llega una convocatoria a reunión, en otro mail aparte los documentos y en otro la confirmación de asistencia. Horrible. Mejor esperar a tenerlo todo, y enviarlo junto.
Reutilizar hilos de correo antiguo para el mismo asunto. Si se aplica el consejo anterior, es más fácil localizar correos antiguos, y repescarlos para circunvalar el tema nuevamente. Esto facilita a los destinatarios ponerse en el tema más fácilmente y reduce el estrés de no saber de qué le hablan o de dónde venía el asunto.
No se me ocurre bien nada con reciclar, pero supongo que si trabajas los dos anteriores, estarías reciclando el asentado mal uso del correo.
6. ¿Y quién es él? ¿A qué dedica el tiempo libre?
Mi experiencia: Imparto clases a unos 100 estudiantes cada curso académico, al mismo tiempo mis labores de gestión me hacen llevar cierta relación con estudiantes de otros cursos y varios temas en la facultad. Aun así, llegan correos como el siguiente:
De: Rita Margarita
Para: Alberto.
Asunto:-quiero ir a revisar mi examen
Estos correos implican el doble de trabajo y carga mental a quien los recibe, al no ubicar quien lo manda, no incluir asunto claro, y no poner en contexto tampoco en el cuerpo del correo.
Mi sugerencia:
De: Rita Margarita
Para: Alberto
Asunto: Revisión examen de Biofísica.Hola, Alberto,
Soy Rita, de primer curso, me gustaría asistir a la revisión del examen de tal día.
Un saludo.
Cuando no sé a quién dirigirme, utilizo la fórmula de “A quien corresponda” en el saludo inicial.
Aprovecho antes de poner punto final a esta entrada, para anotar que yo también he aprendido algo nuevo con esto. Tras publicar el hilo que resume todo lo anterior en Twitter, me corrigieron amablemente que en español la fórmula que deberíamos utilizar para abordar el cuerpo del correo es:
Hola, Alberto:
Soy Rita.
Es decir, utilizar dos puntos y párrafo siguiente, en lugar de una coma. Lo confirmé con Guadalupe Nieto, actual presidenta de InvestigaEx y mi experta de referencia en lo referente a la lengua, y concluí que efectivamente, si queréis ser correctos, esa debería ser la forma. Por mi parte, creo que seguiré utilizando la coma, en parte por cabezonería de hábito y en parte por estandarizar mi escritura, pues al parecer esa estructura es la usada para los correos en inglés, que también forman parte del día a día en la academia.
Con suerte habré hecho una entrada clara y fácil de seguir. Animo a que sigáis estos consejos y otros que ya tengáis asimilados para que el correo sea algo útil que nos facilita el trabajo, y que siempre, siempre, trabajemos concienciados de que al final, la vida también es eso que sucede fuera de los márgenes del correo institucional.
Hasta la próxima invitación.
Alberto Aldana.
